Desde el 1 de abril de 2023 la única versión válida de factura electrónica en México es el CFDI 4.0. El cambio más visible frente a la versión 3.3 fue que ahora el SAT valida, al momento de timbrar, que los datos del cliente coincidan con lo que tiene registrado en el RFC. Si algo no cuadra, el PAC rechaza el comprobante y la factura simplemente no existe.
En esta guía repasamos los cuatro datos del receptor que más dolores de cabeza dan, de dónde obtenerlos y qué hacer para que tu equipo de ventas no tenga que pedirlos dos veces.
Los datos del receptor que exige el CFDI 4.0
| Dato | Qué debe llevar | Error típico |
|---|---|---|
| RFC | El RFC vigente del cliente | Usar un RFC con homoclave equivocada |
| Nombre o razón social | Exactamente como aparece en su Constancia de Situación Fiscal | Agregar "S.A. de C.V." o abreviar palabras |
| Código postal | El de su domicilio fiscal | Poner el CP de la sucursal o de entrega |
| Régimen fiscal | La clave del régimen en el que tributa | Elegir 601 a una persona física |
| Uso del CFDI | Para qué usará el cliente la factura | Un uso que no corresponde a su régimen |
El RFC ya era obligatorio antes. Lo nuevo es que nombre, código postal y régimen deben coincidir con el padrón del SAT, y que el uso del CFDI debe ser compatible con el régimen que declaraste.
Nombre o razón social: sin régimen de capital
El error número uno en 4.0 es escribir el nombre "como siempre se ha escrito". Para personas morales, el SAT registra la denominación sin el régimen de capital: la empresa "Comercializadora del Norte, S.A. de C.V." aparece en el padrón como COMERCIALIZADORA DEL NORTE. Si timbras con el ", S.A. de C.V." al final, la validación falla.
Tampoco conviene "corregir" el nombre: si en la constancia aparece con una errata o sin acento, así debe ir en la factura. El SAT compara texto contra texto.
Código postal del domicilio fiscal
El CFDI 4.0 ya no lleva la dirección completa del cliente, solo el código postal de su domicilio fiscal. Ojo: no es el CP de la tienda donde compró, ni el de la bodega donde entregas. Es el que tiene registrado ante el SAT, y es el mismo que aparece en su constancia.
Si tu cliente se cambió de domicilio y no lo actualizó en el SAT, tienes que facturar con el CP viejo (el que aún tiene registrado) o pedirle que actualice su domicilio antes.
Régimen fiscal del receptor
Cada contribuyente tributa en uno o varios regímenes, y en la factura debes indicar la clave del régimen con el que se relaciona esa operación. Los más comunes son 601 (General de Ley Personas Morales), 612 (Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales) y 626 (Régimen Simplificado de Confianza, RESICO). Si quieres el detalle, tenemos una guía de claves de régimen fiscal.
Una persona física nunca puede llevar el régimen 601, y una persona moral nunca puede llevar el 612. Parece obvio, pero es un error frecuente cuando el catálogo de clientes se llenó a mano.
Uso del CFDI
El uso del CFDI lo define el cliente: es para qué va a utilizar la factura (por ejemplo, G01 "Adquisición de mercancías" o G03 "Gastos en general"). En 4.0 desapareció la clave P01 "Por definir", así que siempre hay que capturar un uso real, y el SAT valida que sea compatible con el régimen del receptor. Lo explicamos a fondo en Uso del CFDI: qué clave elegir.
¿Puedo exigirle la Constancia de Situación Fiscal a mi cliente?
No. El SAT ha aclarado que no es obligatorio pedir la constancia: el cliente puede darte sus datos de cualquier forma. En la práctica, pedirla es la manera más rápida de tener los datos exactos, pero no puedes negarte a facturar si te los comparte por otro medio. Te explicamos cómo se obtiene la constancia por si tu cliente no la tiene a la mano.
Otros campos que cambiaron en 4.0
Además de los datos del receptor, la versión 4.0 agregó campos que conviene conocer:
- Exportación: indica si la operación es una exportación. En ventas nacionales va la clave 01 "No aplica".
- Objeto de impuesto: cada concepto dice si es objeto de impuesto o no. Lo explicamos en ObjetoImp: cómo elegir la clave.
- Factura global: las ventas al público en general ahora llevan un nodo con la periodicidad, el mes y el año. Más detalles en la guía de factura global.
Cómo evitar los rechazos de una vez por todas
- Captura los datos fiscales una sola vez y valídalos antes de la primera factura, no en el momento de timbrar con el cliente esperando.
- Separa nombre fiscal y nombre comercial en tu catálogo de clientes.
- Revisa el régimen y el uso del CFDI juntos: el sistema debería ofrecerte solo los usos válidos para el régimen elegido.
- Actualiza los datos cuando el cliente cambie de domicilio o de régimen, y pídele aviso cuando eso pase.
En RIMO, el catálogo de clientes guarda los datos fiscales por separado y la factura se arma con ellos. Cuando el SAT rechaza un timbrado, el mensaje te dice qué dato corregir en lugar de un código críptico, y RIMO revisa que el uso del CFDI corresponda al régimen del cliente antes de timbrar. Si quieres verlo con tus propios clientes, puedes probar RIMO gratis 15 días.
Este artículo es informativo y se basa en las reglas del SAT vigentes al publicarlo. Las disposiciones cambian con cada Resolución Miscelánea Fiscal: confirma tu caso con tu contador o en sat.gob.mx.
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