Cada factura que emites o recibes queda registrada en el SAT. Eso significa que el SAT conoce tus ingresos y tus gastos aunque tú no los tengas ordenados. La descarga masiva de XML te permite ver lo mismo que ve el SAT y usarlo a tu favor: encontrar facturas de proveedores que nunca te llegaron, ventas que no registraste y cancelaciones que no viste.
Dónde se consultan
En el portal de factura electrónica del SAT, en la opción de consulta y recuperación de comprobantes, puedes buscar facturas:
- Emitidas (las que tú timbraste) o recibidas (las que te emitieron).
- Por rango de fechas, RFC de la contraparte, folio fiscal (UUID) o estatus.
Para volúmenes grandes, el SAT ofrece la solicitud de descarga masiva, que prepara un paquete con los XML (o con los metadatos) del periodo y te lo deja disponible para descargar. También existe un servicio web que usan los sistemas para automatizar esta descarga.
Necesitas tu e.firma o tu contraseña para entrar.
XML o metadatos
- El XML es la factura completa: conceptos, impuestos, complementos.
- Los metadatos son un resumen por factura: UUID, emisor, receptor, fecha, monto, estatus. Sirven para conciliar rápido sin bajar miles de archivos.
Verifica si una factura está vigente
Antes de pagar o deducir una factura de proveedor, confirma que siga vigente. El SAT tiene un servicio público de verificación de comprobantes donde capturas el UUID, el RFC del emisor y del receptor, y te dice si está vigente o cancelada. El código QR impreso en el PDF lleva a la misma consulta.
Cómo usarla en tu cierre de mes
- Descarga las recibidas del mes. Compáralas contra las facturas de proveedor que registraste. Las que falten son gastos que no estás deduciendo o compras sin registrar.
- Descarga las emitidas del mes. Compáralas contra tus ventas. Una factura emitida que no está en tu sistema es un ingreso sin cobrar.
- Revisa los estatus. Busca facturas recibidas que se cancelaron después de que las registraste.
- Cuadra los complementos de pago. Las facturas PPD que pagaste deben tener su REP; sin él, tu IVA acreditable no se sostiene. Repasa el complemento de pago.
- Entrega a tu contador el paquete conciliado. La contabilidad electrónica sale mucho más rápido.
Guarda los XML, no solo los PDF
El XML es el comprobante fiscal; el PDF es una representación impresa. Debes conservar los XML durante el plazo que marca la ley para la contabilidad (en general, cinco años). Guardarlos en una carpeta de tu computadora es arriesgado: un disco dañado y pierdes tu soporte fiscal.
Cómo lo resuelve RIMO
RIMO incluye un almacén digital de XML: subes hasta 5,000 XML por carga, emitidos y recibidos, con búsqueda y descarga masiva cuando la necesites. Además, puedes crear clientes, proveedores y productos a partir de esos XML, y las facturas de proveedor que registras en compras quedan ligadas a su archivo.
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Este artículo es informativo y se basa en las reglas del SAT vigentes al publicarlo. Las disposiciones cambian con cada Resolución Miscelánea Fiscal: confirma tu caso con tu contador o en sat.gob.mx.
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