La contabilidad electrónica es la obligación de enviar al SAT, en archivos XML, parte de tu contabilidad: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de cada mes. Las pólizas y los auxiliares no se envían cada mes, pero tienes que poder generarlos cuando el SAT los pida.
Aunque normalmente la prepara el contador, la calidad de esa información depende de cómo opera tu empresa todos los días.
¿Quién está obligado?
En general, todos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad: personas morales y personas físicas con actividad empresarial, profesional o arrendamiento. Hay excepciones; por ejemplo, las personas físicas en RESICO no envían contabilidad electrónica, y tampoco quienes registran sus operaciones en la herramienta "Mis cuentas" del SAT.
Qué se envía y cuándo
| Archivo | Qué es | Cuándo se envía |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Tus cuentas contables, cada una con su código agrupador del SAT (Anexo 24) | Junto con la primera balanza y cada vez que lo modificas |
| Balanza de comprobación | Saldos iniciales, movimientos y saldos finales de cada cuenta en el mes | Cada mes |
| Balanza de cierre | La balanza con los ajustes del cierre del ejercicio | Una vez al año |
| Pólizas y auxiliares | El detalle de cada registro contable y su comprobante | Solo cuando el SAT los requiere (auditorías, devoluciones, compensaciones) |
Plazos de la balanza mensual
- Personas morales: a más tardar el día 3 del segundo mes posterior. La balanza de enero se envía a más tardar el 3 de marzo.
- Personas físicas: a más tardar el día 5 del segundo mes posterior.
La balanza de cierre del ejercicio se envía a más tardar el 20 de abril (personas morales) o el 22 de mayo (personas físicas) del año siguiente.
El código agrupador
El SAT no te obliga a usar un catálogo de cuentas específico, pero sí a "traducir" cada cuenta de nivel mayor a su código agrupador. Así el SAT puede comparar la contabilidad de todas las empresas. Por ejemplo, tus cuentas de bancos se agrupan en el código de bancos nacionales, y tus clientes nacionales en el de clientes nacionales.
Pólizas: el comprobante detrás de cada registro
Cuando el SAT pide las pólizas, cada registro que corresponde a una factura debe llevar su UUID. Ahí es donde se nota si la operación diaria está ordenada: si las ventas, las compras y los pagos están ligados a su XML, el contador puede generar las pólizas con sus folios fiscales. Si no, tiene que buscarlos a mano.
Lo que hace la operación para que la contabilidad cuadre
La mayoría de las diferencias en la balanza vienen de la operación, no del contador:
- Facturas de proveedores sin XML o con XML que nunca llegó al contador.
- Pagos a crédito sin complemento de pago, que descuadran el IVA acreditable y trasladado.
- Ventas de mostrador sin factura global.
- Facturas canceladas que siguen registradas como ingreso.
- Inventario valuado "de memoria" en lugar de con un costo real.
Una forma rápida de detectar faltantes es comparar lo que tienes registrado contra lo que el SAT tiene emitido y recibido. Te contamos cómo en descarga masiva de XML del SAT.
Cómo ayuda RIMO
RIMO no sustituye a tu sistema contable, pero le entrega información limpia: cada venta, compra, cobro y pago queda ligado a su CFDI; las facturas de proveedor se registran con su XML; el almacén digital guarda tus XML emitidos y recibidos (hasta 5,000 por carga) con búsqueda y descarga masiva; y el inventario se valúa con costo promedio desde el kardex. Tu contador recibe un cierre de mes sin huecos.
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Este artículo es informativo y se basa en las reglas del SAT vigentes al publicarlo. Las disposiciones cambian con cada Resolución Miscelánea Fiscal: confirma tu caso con tu contador o en sat.gob.mx.
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